Manquements au CSSBE concernant 32 contrats de gré à gré

ÉDUCATION. L’Autorité des marchés publics (AMP) conclut que le Centre de services scolaire de la Beauce-Etchemin (CSSBE) n’a pas respecté ses obligations contractuelles. Les manquements relevés concernent l’absence de publication, au Système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec (SEAO), de la description initiale de 32 contrats conclus de gré à gré pour des services professionnels en architecture et en ingénierie.

La dépense liée à chacun de ces contrats étant égale ou supérieure au seuil de 25 000 $, le CSSBE avait l’obligation de les publier au SEAO dans les 30 jours suivant leur octroi. Ce n’est qu’après l’intervention de l’AMP que les publications ont été effectuées, soit entre un an et demi et près de quatre ans après la conclusion de ces contrats dont la valeur moyenne avoisinait 96 000 $. L’absence de publication en temps opportun constitue un manquement préoccupant aux principes de transparence et de reddition de comptes prévus à la Loi sur les contrats des organismes publics. 

L’examen a montré que le CSSBE n’estimait pas le coût de ses contrats au moment de leur octroi. Ils n’étaient connus qu’une fois l’exécution complétée et c’est alors que le CSSBE publiait les informations au SEAO. Plusieurs problèmes de gestion contractuelle découlent de cette pratique, dont l’incapacité de vérifier si le montant d’un contrat excède le seuil d’appel d’offres public et qu’il pouvait les octroyer de gré à gré, l’impossibilité d’assurer un contrôle adéquat des dépenses supplémentaires et la difficulté de déterminer si les modifications apportées aux contrats demeuraient accessoires et n’en changeaient pas la nature. 

Ces constats ont également mis en lumière des enjeux liés au rôle du Responsable de l’application des règles contractuelles. Cet intervenant stratégique doit entre autres s’assurer que des mesures de contrôle sont en place et que l’organisme respecte ses obligations. L’AMP a aussi constaté que le CSSBE ne conservait aucune documentation relative à l’évaluation initiale de ses besoins ou à l’estimation des coûts pour les contrats analysés. Cette absence de pièces justificatives contrevient aux bonnes pratiques recommandées par le Secrétariat du Conseil du trésor, lesquelles visent notamment à soutenir les décisions contractuelles et à faciliter le suivi de l’exécution des contrats.

Recommandations

En regard des manquements constatés, l’AMP recommande au conseil d’administration du CSSBE de doter l’organisation de procédures efficaces comprenant des mesures de contrôle assurant le respect des obligations de publication au SEAO et la conservation des documents justificatifs relatifs à l’évaluation des besoins. Elle suggère aussi d’assurer la formation du personnel œuvrant en gestion contractuelle, notamment en matière de publication des renseignements au SEAO et de la documentation des besoins et d’informer par écrit les membres du personnel concernés de la décision rendue par l’AMP. 

Réactions du CSSBE

Le CSSBE avoue avoir contrevenu aux obligations dans la publication au SEAO pour 32 contrats d’architecture et d’ingénierie entre 2021 et 2023. La directrice générale par intérim, Karina Roy, a été informée de la situation lors de son arrivée en août 2025. Le CSSBE n’a pas attendu le résultat de l’examen pour procéder à des ajustements et dit être arrivé aux mêmes conclusions que l’AMP. Le plan d’action du CSSBE comprend la nomination d’un nouveau Responsable de l’application des règles contractuelles, des formations obligatoires sur la gestion contractuelle et une actualisation de la politique de gestion contractuelle.

« J’imposerai des lignes internes de conduite serrées et veillerai personnellement à leur mise en œuvre. […] Le CSSBE prend acte des recommandations de l’AMP avec le plus grand sérieux. L’AMP n’a relevé aucune malversation ni aucun acte criminel, mais un problème dans nos pratiques. Nous mettons tout en œuvre pour resserrer nos processus, renforcer nos contrôles et former nos équipes. Des actions concrètes sont déjà en cours, car la confiance du public est notre priorité. Je m’assure personnellement du suivi », affirme Mme Roy.