COMMENT FAIRE LE CLASSEMENT DE DOSSIERS?

Pour une entreprise qui se veut performante et innovante, rechercher des dossiers devrait être une tâche aisée, qui s’effectue sans problème. Même chose à la maison. Or, trop souvent, l’importance du rangement des documentsn’est pas ou très peu populaire. S’en retrouve pêle-mêle divers dossiers, qui n’en finissent plus de s’éparpiller. Ainsi, comment faire le classement et le rangement de dossiers?

Le rangement de dossiers, en quoi est-ce que cela consiste?

Tout simplement, à classer les nombreux dossiers par ordre d’importance, par année ou par quelque processus de rangement que ce soit. En fait, si le bazar règne dans les papiers depuis plusieurs années, cela signifie qu’aucune action n’a été entreprise pour corriger le tir. Fort heureusement, il n’est jamais trop tard pour réunir de façon ordonnée des fichiers et feuilles qui sont liées. Mais comment s’y prendre?

Comment classer les dossiers de son entreprise?

Avant toute chose, il est requis de disposer de plusieurs heures devant soi, avant d’entamer tout processus de rangement. Le tout étant fastidieux et très prenant, il faut avoir beaucoup de temps devant soi! De petites séances d’une dizaine de minutes ne suffiront pas et pourraient même nous amener à l’avortement du projet.

Pour commencer, il convient assurément d’établir diverses catégories de documents. Par exemple, «Assurances», «Caisse/Banque», «Impôts», etc. Ensuite, selon la catégorie, il faut la diviser en sous-catégories. Ainsi, la catégorie «Caisse/Banque» peut comprendre «Compte épargne» et «Compte conjoint». Bref, chaque dossier doit être bien spécifique, pour qu’il soit plus facile à retrouver.

Par la suite, toujours dans le but de faciliter le classement des documents, chaque catégorie peut avoir sa propre couleur. Par le moyen d’un cartable ou de chemises bleues, par exemple, la catégorie «Assurance» sera facilement identifiable. Lors de la recherche de documents, tout se fera naturellement grâce aux couleurs associées aux différentes catégories. Enfin, pour encore plus de clarté, les chemises et les cartables contenant les documents peuvent être étiquetés.

Une fois tous les documents réunis, sous-divisés et classés, il importe de les placer dans une étagère prévue à cet effet. Pour encore plus de facilité à retrouver les documents, il est possible d’étiqueter les tablettes de ladite étagère.

Quels sont les avantages du rangement de dossiers?

Suite au rangement de nos nombreux documents dans de judicieux dossiers, il en résulte une incroyable facilité d’accès et d’approche. On cherche un tel type de document en particulier? Il est là. L’heure des impôts a sonné? Tous les papiers fiscaux sont ici. De plus, advenant le cas où une urgente situation se présenterait, tous les documents requis seraient à portée de main. Enfin, on dispose de plus d’espace, puisque tout est redirigé au même endroit.

Pour bénéficier des nombreux avantages du rangement de dossiers, il peut être fort intéressant de faire appel à une compagnie se spécialisant dans la vente de classeurs et d’étagères à dossiers. Les employés y travaillant peuvent également nous conseiller quant au meilleur choix adapté à nos besoins et au décor de la pièce.